6 formas inteligentes de compartir archivos de forma segura

Compartir archivos es común para las pequeñas empresas, pero es importante hacerlo de forma segura para proteger los datos confidenciales.

• Hay muchos sitios para compartir archivos basados ​​en la nube, que brindan una manera conveniente de compartir, editar y acceder a documentos e información.
• La seguridad de los datos es esencial para cualquier negocio, por lo que al elegir un sitio para compartir archivos, es importante tener en cuenta la seguridad.
• Elija un sitio para compartir archivos que ofrezca seguridad de nivel empresarial y sea fácil de acceder de forma remota.

Para la mayoría de las empresas, los servicios de intercambio de archivos basados ​​en la nube brindan un acceso fácil y conveniente a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. De hecho, las empresas que tardan en adoptar un software formal de intercambio de archivos basado en la nube pueden encontrar que sus empleados usan sus propios servicios personales de almacenamiento en la nube para agregar una capa de conveniencia a su trabajo. Sin embargo, los empleados que usan cuentas personales y servicios gratuitos diseñados para el uso del consumidor podrían poner a su empresa en alto riesgo de sufrir una brecha de seguridad.

“Con el trabajo y la vida personal cada vez más borrosos, especialmente para los propietarios y gerentes de pequeñas empresas, la delimitación de los datos laborales y la información personal también [se ha borroso]”, dijo Dan Sloshberg, director de marketing de productos del proveedor de servicios en la nube Mimecast .

Esto hace que el intercambio seguro de archivos sea fundamental para las pequeñas empresas. Con la consumerización de TI y el movimiento de traiga su propio dispositivo , los empleados ahora usan tecnología tradicionalmente orientada al consumidor para fines comerciales, dijo Sloshberg.

“Es fácil olvidar que la información que manejamos en nuestra vida laboral a menudo requiere un mayor cuidado”, dijo. “Su valor y privacidad pueden ser vitales para el éxito comercial y deben protegerse adecuadamente en todo momento. [Y] los datos pueden ser más vulnerables cuando se comparten”.

Aunque el correo electrónico es la forma más común en que las empresas se comunican, colaboran y comparten información, las limitaciones dentro de los sistemas de correo electrónico de uso común, como el tamaño del archivo y las restricciones de almacenamiento, a menudo crean restricciones, dijo Sloshberg.

“[Estas] restricciones obligan a los usuarios a encontrar soluciones alternativas”, agregó. "Por lo general, recurren a los servicios de intercambio de archivos de nivel de consumidor para superar esta barrera de productividad del correo electrónico".

Sin embargo, estos servicios están destinados a cuentas personales y son muy inadecuados cuando se trata de proteger los datos de una empresa.

“Las consecuencias de los servicios de intercambio de archivos de nivel de consumidor en el lugar de trabajo pueden ser de gran alcance”, dijo Sloshberg. Los problemas incluyen “pérdida de IP, fuga de datos confidenciales, pérdida de visibilidad y [falta de] control sobre dónde residen los datos, así como infracciones de cumplimiento, regulatorias y de descubrimiento electrónico”, dijo Sloshberg.

Riesgos relacionados con el intercambio de archivos

1. Liberación de datos sensibles. Uno de los riesgos más serios del software para compartir archivos es que los datos confidenciales pueden quedar expuestos, ya sea intencionalmente o no, si los empleados no son cuidadosos y no se implementan las políticas adecuadas. Una vez que una parte no autorizada obtiene acceso a su servicio de intercambio de archivos, es difícil discernir a qué accedió y hasta dónde se ha difundido su información privada.
2. Susceptibilidad a los ataques. Si su software para compartir archivos requiere que eluda los firewalls para cargar o descargar archivos, es posible que se esté abriendo a atacantes que pueden realizar una denegación de servicio distribuida, un hombre en el medio y varios otros ataques cibernéticos contra su sistema.
3. Instalación de software malicioso. Finalmente, si un empleado abre un archivo peligroso que se colocó en su servicio de intercambio de archivos, puede descargar e introducir malware, como virus, spyware, gusanos o caballos de Troya, sin darse cuenta, en su computadora y posiblemente comprometer toda la red.

Consejos para compartir archivos de forma segura

Para evitar los problemas asociados con el software de consumo, Sloshberg aconsejó a los propietarios de empresas que busquen la solución adecuada para compartir archivos que esté diseñada específicamente para las empresas .

Sloshberg también compartió seis consejos para ayudar a las empresas a mantener protegida la información crítica mediante la implementación de un servicio de intercambio de archivos seguro y controlado:

1. Actúe y no ignore el problema.
   Se comparten muchos archivos en el trabajo. En lugar de ignorar la protección de datos, conviértala en una prioridad al encontrar un servicio que permita a los usuarios trabajar dentro del correo electrónico para enviar y recibir archivos, independientemente del tamaño, en lugar de usar soluciones alternativas.
2. Elija un sistema de nivel empresarial.
   Los servicios de nivel de consumidor pueden dejarlo susceptible a filtraciones de datos y otras amenazas de seguridad. También dificultan el descubrimiento electrónico o las declaraciones de cumplimiento. Encuentre un servicio de nivel empresarial que le proporcione la visibilidad y los controles de seguridad adecuados, incluido el control de acceso, el acceso a archivos que caducan y el cumplimiento y la detección electrónica.
3. La nube lo hace fácil.
   Quiere una solución que pueda instalar e implementar rápidamente en su oficina. Los servicios en la nube enfocados en el negocio ofrecen una velocidad de configuración ideal y agilidad continua.
4. Considere un sistema integrado frente a una solución de puntos separados.
   Es posible que sienta la tentación de encontrar un sistema independiente que simplemente permita compartir archivos. Considere, sin embargo, un sistema más integrado que incluya otras capacidades clave, como la seguridad del correo electrónico.
5. Capacitar y educar a los usuarios.
   Los empleados deben comprender las sensibilidades de los diferentes tipos de información y los riesgos asociados con el mal manejo de datos confidenciales. Deben tener una comprensión clara de lo que no pueden compartir fuera del negocio y formas seguras de compartir información adecuada con partes externas. Si ha invertido en un servicio seguro, debe asegurarse de que los empleados lo utilicen.
6. La facilidad de uso es crucial.
   Con fácil acceso a servicios intuitivos para el consumidor, la solución comercial que elija debe ser tan fácil de usar como las opciones para el consumidor y lo más fluida posible. Esto es clave para garantizar su uso continuo para que pueda proteger con éxito la información de su empresa.

¿Cuál es el sitio de intercambio de archivos más seguro?

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile tiene excelentes funciones de seguridad. El sitio ofrece encriptación AES de 256 bits. Si lo piratean, los archivos serán inútiles para el pirata informático. ShareFile también incluye un cortafuegos y protección antivirus. Si una computadora es robada o es propiedad de un empleado despedido, puede borrar los archivos restringidos de forma remota desde cualquier computadora que haya iniciado sesión en su cuenta.

Además de las medidas de seguridad de cifrado y cortafuegos, Citrix ShareFile ofrece personalización de la marca, lo que significa que, en lugar de que sus empleados y socios vean un sitio de Citrix, vean el logotipo y la marca de su empresa de manera constante en todo el sitio compartido. Además, Citrix ShareFile ofrece controles de permisos de carpetas, controles de uso de usuarios, herramientas de verificación de identidad y opciones de caducidad de archivos: todo lo que desea en una solución de uso compartido de archivos de nivel empresarial.

Egnyte

Egnyte es una nube híbrida y una solución de almacenamiento local que también tiene excelentes características de seguridad. Al igual que ShareFile, Egnyte transfiere archivos mediante encriptación AES de 256 bits sobre SSL, por lo que los datos comprometidos son inútiles para los atacantes.

Egnyte también ofrece una función de marca personalizada para que se reflejen su logotipo, marca y mensajes. Debido a que es una solución de almacenamiento híbrido, la plataforma puede detectar cambios en los archivos y sincronizarlos para mantener ambas copias actualizadas. Además, si un sistema falla, aún tiene acceso a archivos importantes a través de la otra fuente.

SugarSync

Al igual que Citrix ShareFile y Egnyte, SugarSync es una plataforma segura para compartir archivos que protege los archivos mediante el uso de cifrado AES de 256 bits. Establece permisos para permitir que las personas accedan, vean o editen archivos específicos. La plataforma también le permite borrar de forma remota los datos confidenciales de los dispositivos en caso de pérdida o robo de un dispositivo.

Al igual que otras plataformas seguras para compartir archivos, puede compartir archivos sin proporcionar acceso a su cuenta. Para las cuentas comerciales, los equipos pueden acceder a las carpetas compartidas desde sus propias cuentas individuales y las personas ajenas a la empresa, como los clientes, pueden usar un enlace público para ver archivos específicos.

¿Es seguro compartir archivos con Dropbox?

Sí. Si bien no ofrece todas las funciones de seguridad de última generación que ofrece Citrix ShareFiles, Dropbox tiene funciones de seguridad estándar: los archivos están protegidos con contraseña y el cifrado los mantiene seguros.

Sin embargo, Dropbox no proporciona verificación de identidad. Si su contraseña y el enlace a los archivos cayeron en las manos equivocadas, su información podría verse comprometida.

Si bien Dropbox es seguro, nunca lo use para almacenar números de Seguro Social, información de salud u otra información personal que pueda ponerlo en riesgo de robo de identidad o posible acecho.